אנחנו בעידן הפוסט קורונה ולמדנו שאפשר לעשות הכל (כמעט) אונליין או כעבודה מרחוק בבית. במרבית העבודות, שיחות ועידה הן חלק אינטגרלי משגרת העבודה ולפעמים מדובר גם בשיחות ועידה בין כמה אנשים שונים שנמצאים במדינות שונות. במצב כזה חשוב שכל העניין הלוגיסטי יהיה מסודר ומאורגן על מנת שהשיחה תתנהל בצורה חלקה וללא תקלות.

 

סודיות ופרטיות

ישנן מספר פלטפורמות בהן ניתן לקיים שיחת ועידה וכדי לבחור את הפלטפורמה הטובה ביותר יש לשים לב שהיא שמה דגש על סודיות ופרטיות. בשיחות ועידה עולים נושאים רבים ומגוונים וחלקם מאד רגישים וקשורים לדברים מאד פרטיים של העסק. אנחנו כמובן לא רוצים שהדברים האלה יצאו מגבולות השיחה ויהיו פרוצים לכל מי שמתעניין. יש לשמור על סודיות מוחלטת ולכן צריך להקפיד להשתמש בפלטפורמה שמגינה לכם על הפרטיות ומצפינה את כל השיחות.

 

זמינות רחבה

אם יש לכם שיחות ועידה עם לקוחות מחו"ל או שותפים עסקיים במדינות שונות, צריך שכל המשתתפים בשיחה יהיו עם אותו ממשק ושהוא יעבוד ביעילות בכל מקום, עם כל ספק אינטרנט ועם כל טלפון/מחשב/טאבלט. לשם כך צריך פלטפורמה גדולה שיכולה לספק את השירות הנ"ל בכמה שיותר מדינות. הממשק צריך להיות נוח וידידותי למשתמש וכמובן, לעבוד בשפות שונות כתלות במדינה. בנוסף, השיחה צריכה להיות עם מספר מקומי תואם למדינה בה השיחה מתבצעת.

 

שיחות בכל שעות היממה

לפעמים צריך לקיים שיחות חירום עם כמה אנשים במקביל ובמדינות שונות, לכן חייבת להיות זמינות מלאה לשיחות בפלטפורמה בה תשתמשו. כאמור, הממשק צריך להיות ידידותי כך שניתן לזמן שיחה בכל רגע נתון מבלי לתזמן מראש. כל שצריך הוא להזמין את האנשים הרלוונטיים לשיחה ולהתחיל לדבר. בנוסף, ישנם הבדלי שעות בין המדינות לכן זה חשוב שהזמינות תהיה 24/7 כי גם אם עבורנו מדובר באמצע הלילה, בארצות הברית מדובר בשעות הבוקר למשל.

 

פיצ'רים נוספים

פי'צרים כמו: הקלטת השיחה והורדה שלה כדי לשתף עם אנשים נוספים, להזמין את השיחה באופן ישיר מ Google Calender או דרך Outlook, שליחת לינק למוזמנים שאותו ניתן לפתוח מהמחשב או הפלאפון, השתקת משתתפים בעת הצורך או ניתוקם או לחילופין להעלות עוד משתתפים לשיחה תוך כדי, התכתבות בזמן שיחה ואפשרות להעלות קבצים (וכל זה מבלי להפריע לשיחה בכלל), סיכום השיחה בסיומה, שירות תמיכה זמין, הודעת תזכורת שנשלחת לכולם כמה דקות לפני השיחה ואשר מכילה לינק ישיר לשיחה.

 

לסיכום

כפי שקראתם, ישנם פרמטרים שונים שחשובים לקיום שיחות ועידה ברמה גבוהה. דבר זה חשוב במיוחד אצל בתי עסק שמקיימים את השיחות הנ"ל באופן יומיומי עם אנשים ממדינות שונות. האבטחה צריכה להיות טובה, כמו גם הממשק, הזמינות במגוון מדינות וזמינות בשעות השיחה. לפעמים שווה לשלם על שיחת ועידה ולהבטיח לכם את כל הדברים הנ"ל.